Những năm trở lại đây, khi thị trường Startup ngày càng sôi động, cụm từ “Văn phòng ảo” không còn quá xa lạ với người Việt Nam nữa. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì? Tại sao chúng ta nên thuê văn phòng ảo? Cần lưu ý những gì để lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất? Câu trả lời sẽ được bật mí trong bài viết dưới đây!
Văn phòng ảo là gì?
Theo chia sẻ từ Office168 thì văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.
Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế
Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
> Xem thêm: Thuê văn phòng ảo để thành lập công ty kinh doanh – Tại sao không?
Văn phòng ảo Office168
Qua những thông tin cung cấp ở trên, bạn chắc hẳn đã có thể nhận thấy việc thuê văn phòng ảo là rất cần thiết và phù hợp đối với những cá nhân, doanh nghiệp mới khởi nghiệp, những người muốn tiết kiệm chi phí mở văn phòng,…
Office168 được biết đến là một đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ như: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng… đáp ứng được những nhu cầu sở hữu địa điểm kinh doanh ở vị trí trùng tâm, không gian làm việc chuyên nghiệp, sang trọng phù hợp theo từng phong cách của doanh nghiệp.
Ưu điểm của đội ngũ ảo virtual team tại Office168 sẽ giúp việc kinh doanh của team bạn, doanh nghiệp bạn trở nên tiện lợi và năng suất hơn với những ưu điểm sau
- Sở hữu 2 tòa nhà cao cấp ngay tại trung tâm thành phố Quận 1 và Quận 5 (gần khu vực nhà thờ Đức Bà) với gói văn phòng ảo giá rẻ.
- Giúp xây dựng một hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp trong mắt đối tác của bạn thông qua hình ảnh văn phòng hiện đại của OFFICE168.
- Đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, giỏi ngoại ngữ, tận tình với khách hàng.
- Khi thuê văn phòng ảo tại Quận 5 bạn có cơ hội sở hữu địa chỉ kinh doanh, văn phòng đại diện ở Quận 1.
- Luôn có những chính sách ưu đãi với các gói dịch vụ văn phòng ảo cho những doanh nghiệp thân thiết của OFFICE168
Tính pháp lý của văn phòng ảo
Văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh. Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo
Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.
Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.
Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào.
Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.
Một số chuyên gia pháp luật kinh tế nhận xét, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.
Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở. Nhưng có một quy định mang tính chính thống cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.
>> Xem thêm: 8X xây dựng mô hình cho thuê chỗ ngồi làm việc từ hình ảnh tổ ong
Kinh nghiệm sử dụng văn phòng ảo
Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo
Lợi ích của văn phòng ảo
Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, tiêu cực cũng có nhưng hầu hết là tích cực của đại đa số khách hàng. Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :
- Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
- Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
- Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
- Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.
Nếu có ý định sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn cần chú ý các điểm sau
- Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.
- Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
- Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Nếu bạn đang muốn phát triển công việc của mình hay bạn là một nhà khởi nghiệp chưa có văn phòng hoạt động cố định, thì văn phòng ảo sẽ là 1 trong những lựa chọn tối ưu cho bạn. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường có quá nhiều công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, điều này dễ khiến chúng ta không tránh khỏi những lựa chọn sai lầm. Hãy tìm hiểu thật kỹ những thông tin liên quan và lựa chọn đơn vị uy tín có thể kể dến như Office168 hay Goffice để được tư vấn kỹ hơn trước khi đưa ra quyết định bạn nhé!
