Tại thành phố Hồ Chí Minh, khi mà đô thị hóa phát triển tòa cao ốc mọc lên nhanh chóng thì các tòa nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng cũng ngày một nhiều hơn. Thế nhưng chính bởi nguồn cung đa dạng càng khiến khách thuê bối rối không biết nên chọn văn phòng như thế nào là phù hợp và hiệu quả. Vậy có những tiêu chí hay kinh nghiệm nào cần lưu ý khi thuê văn phòng làm việc tại TP.HCM? Đừng bỏ qua những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây do Office168 tổng hợp nhé!
Vị trí văn phòng cho thuê
Các đơn vị văn phòng chuyên nghiệp như Replus hay Office168 chia sẻ rằng khi đi thuê văn phòng tại Hồ Chí Minh thì tiêu chí đầu tiên mà bạn quan tâm đó là vị trí của tòa nhà văn phòng nơi bạn đang có nhu cầu tìm thuê. Vị trí tòa nhà ở đường nào? Phường nào? Quận nào? Mặt tiền đường hay trong hẻm, đường lớn hay nhỏ? 1 chiều hay 2 chiều? Ngoài ra thì bạn nên quan tâm tâm thêm về hướng của tòa nhà là hướng gì? “Nếu bạn quan tâm về phong thủy” và vị trí mặt bằng bằng văn phòng của bạn định thuê ở tầng nào? Vị trí ở gữa hay góc? Có tầm nhìn thông thoáng hay không?
Diện tích văn phòng cho thuê
Với rất nhiều những tòa văn phòng cho thuê tại Hồ Chí Minh hiện nay, mỗi tòa nhà đều có quy mô và mặt bằng sàn khác nhau, và mỗi chủ đầu tư có kế hoặc kinh doanh cho thuê văn phòng khác nhau, “Có tòa nhà thì chịu cắt diện tích thuê lớn nhỏ, có tòa lại chỉ cho thuê diễn tích lớn, nguyên sàn” do vậy bạn nên hỏi trước vấn đề diện tích văn phòng cho thuê tại tòa nhà đó có đáp ứng được nhu cầu cần thuê văn phòng của bạn hay không? Tránh tình trạng mọi thứ đã ok hết về vị trí, quy mô, giá thuê, điều kiện thuê đã đáp ứng hết nhưng mỗi diện tích lại không cắt hoặc không đủ thì bạn sẽ mất thời gian đi xem và đàm phán
Việc tìm thuê được một văn phòng làm việc ưng ý, phù hợp với nhu cầu là điều rất cần thiết với bất kỳ doanh nghiệp nào
Giá cho thuê văn phòng
Đây là một trong những tiêu chí rất quan trọng bạn cần phải biết rõ trước khi đi xem và quyết định thuê văn phòng tại Hồ Chí Minh. Bởi vì giá thuê văn phòng có nhiều tiêu chí tác động đến giá thuê tổng thể, giá thuê văn phòng đã bao gồm phí quản lý chưa? Đã bao gồm thuế VAT chưa? Đã bao gồm chi phí điện lạnh trong giờ hành chính chưa? Và một điều bạn phải làm rõ trước là tỷ giá thuê là như thế nào? Vì đa phần giá thuê niêm yết bằng dolla, Vậy bạn cần phải làm rõ nhé.
Điều kiện thuê văn phòng
Nhiều người chưa làm rõ điều kiện thuê văn phòng đã vội vã đặt cọc thuê văn phòng đến khi ký hợp đồng thuê lòi ra một mớ điều khoản không như mong đợi dẫn đến xung đột trong quá trình thuê văn phòng. Vậy điều kiện thuê văn phòng bạn nên lưu lý là gì?
- Thứ nhất là: Thời Hạn thuê văn phòng là bao nhiêu năm? Mỗi tòa nhà đều có thời hạn thuê văn phòng khác nhau, có tòa nhà thì hợp đồng từ 1-2 năm, có tòa nhà thì phải từ 3 – 5 năm hoặc dài hơn.
- Thứ hai là: Điều kiện thanh toán như thế nào? Cụ thuể là tiền đặt cọc bao nhiêu tháng, thanh toán tiền thuê bao nhiêu tháng một lần? Có tòa nhà yêu cầu đặt cọc 3 tháng tiền thuê, có tòa nhà lại 1-2 tháng tùy vào thời hạn thuê
Các chi phí khác liên quan đến việc thuê văn phòng
Tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ cho thuê văn phòng phụ thuộc vào vị trí, diện tích cũng như cơ sở vật chất bên trong của một tòa nhà
Rất nhiều chi phí bạn phải biết và làm rõ với tòa nhà như:
- Chi phí để xe theo ngày, tháng: Chi phí để xe là bao nhiêu tiền? xe máy bao nhiêu tiền 1 tháng/xe, xe oto bao nhiêu tiền /tháng. Và cụ thể số lượng xe được đặt trong tòa nhà là bao nhiêu?
- Chi phí làm việc ngoài giờ: Ngoài chi phí để xe ra bạn cần biết rõ chi phí làm việc ngoài giờ thì tòa nhà họ tính như thế nào?
- Chi phí để quản lý dịch vụ: Phí quản lý là một trong những chi phí rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thuê văn phòng tổng thể, phí quản lý cũng phản ánh được chất lượng dịch vụ của tòa nhà, và quy mô của tòa nhà văn phòng đó như thế nào?
- Thuế giá trị gia tăng ” VAT ” khi thuê văn phòng HCM
Quy mô của tòa nhà văn phòng
Một tiêu chí rất quan trọng đối với quyết định thuê văn phòng của bạn. Vậy về quy mô tòa nhà bạn nên chú ý các thông số nào? Đây là một số thông tin bạn cần phải biết: Diện tích khuôn viên của tòa nhà, Số tầng của tòa nhà, độ cao trần, diện tích mỗi sàn? Sơ đồ bố trí mặt bằng tòa nhà, số lượng tháng máy, lối thoát hiểm… Với những doanh nghiệp có chi phí hạn hẹp hoặc nhu cầu chỉ cần thuê văn phòng đại diện, đừng quên có một mô hình văn phòng rất hay cho mình đó chính là: văn phòng ảo
Trang thiết bị của tòa nhà
Bạn nên chú ý kỹ các trang thiết bị của tòa nhà nơi bạn có ý định thuê. Bạn xem tòa nhà văn phòng đó có số lượng thang máy như thế nào? Bao nhiêu thang máy? Thang máy loại gì? Trọng tải bao nhiêu? Mới hay cũ. Hệ thống máy phát điện dự phòng loại gì? Công suất bao nhiêu? Hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động có không? Hệ thống Camera giám sát tại các sàn văn phòng có không? Trần, sàn văn phòng có hoàn thiện hay không?
Tiện ích của tòa nhà
Tiện ích của tòa nhà rất quan trọng đối với hoạt động tại văn phòng của bạn? những tiện ích cơ bản để bạn và nhân viên của bạn sử dụng ngoài các tiện ích về trang thiết bị của tòa nhà ra thì còn một số tiện ích sau: Tòa nhà có nơi để ăn uống không? Có quán café, có quan ăn, nhà hàng bên trong tòa nhà hay bên cạnh hay không? Có ngân hàng để bạn giao dịch tiền tệ hay không? Chỗ để xe có thoái mái không? Hay gần chỗ để xe không?
Nếu như trước đây nguồn cung cho thuê văn phòng hạn chế, loại hình văn phòng kém phong phú, hầu như chỉ có loại hình văn phòng truyền thống thì ngày nay các start-up có đa dạng sự lựa chọn hơn
Pháp lý của tòa nhà như thế nào?
Đừng quên tiêu chí quan trọng này nhé, Bạn phải xem tòa nhà mà bạn định thuê có phải là tòa nhà có công năng là tòa nhà văn phòng không? “Hãy xem phần mục đích sử dụng trên Giấy Chứng Nhận Quyền Sử Dụng Đất, Quyền Sở Hữu Nhà và Tài Sản Gắn Liền Với Đất” Kiểm tra xem tòa nhà này có bị tranh chấp gì không? Kiểm tra xem doanh nghiệp cho thuê văn phòng có chức năng kinh doanh bất động sản không ?
Quy trình thủ tục cho thuê văn phòng
Sau khi bạn đã tìm hiểu kỹ các thông tin ở trên và quyết định chọn thuê văn phòng tại tòa nhà bạn đã chọn thì bạn sẽ phải tiến hành đặt cọc thuê văn phòng trước khi chuyển tiền đặt cọc bạn yêu cầu ký vào thỏa thuận đặt cọc “hay còn gọi là thư chào giá” ở đây nêu rõ tất cả các điều khoản chính mà hai bên đã thống nhất để đưa vào hợp đông thuê văn phòng ký sau này. Sau khi đặt cọc xong thì đến bước ký hợp đồng thuê văn phòng chính thức bạn có 2 sự lựa chọn: Một là bạn ký hợp đồng giữa hai doanh nghiệp với nhau, nếu chủ tòa nhà có đầy đủ pháp nhân để ký hợp đồng trực tiếp; Hai là bạn sẽ ký hợp đồng thuê công chứng. Pháp luật hiện hành quy định không bắt buộc ký hợp đồng thuê công chứng.
Trên đây là 10 lưu ý hay kinh nghiệm cho những ai có dự định thuê văn phòng làm việc trong tương lai. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan cũng như hiểu rõ hơn về dịch vụ văn phòng cho thuê hiện nay. Khi ngày càng nhiều đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê thì việc lựa chọn cho mình một đơn vị đáng tin cậy là rất quan trọng. Nếu có nhu cầu bạn có thể tham khảo qua một vài sự lựa chọn được nhiều người tin tưởng như Office168, G-Office, Replus, GoGo,…
